Напишете имейл за отсъствие преди заминаването му на почивка | Hellowork, 13 примера и модели на съобщения за отсъствие | Възкликна

<h1>13 модела и примери за отсъствие на имейл съобщения</h1>
<blockquote>Изберете опцията <em>Активиран автоматичен отговор</em> И посочете началната дата на активиране на съобщението. Чрез проверка <em>Последен ден</em>, Автоматичният отговор автоматично ще деактивира на избраната дата. Въведете липсата на отсъствие в полето, предвидено за тази цел. Обърнете внимание, че Gmail предлага много опции за оформяне на вашия текст.</blockquote>
<h2>Напишете имейл за отсъствие преди заминаването му на почивка</h2>
<p>Офисът ви е подреден, спешните ви файлове са къдрави, както и вашия куфар. Ще отидете на почивка и всичките ви колеги са наясно. Но мислили ли сте да предупреждавате другите си служители, клиенти и партньори ?</p>
<p> <img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2016/07/mail-absence-depart-vacances-722×361.jpeg?v=1657024503″ alt=”Напишете имейл за отсъствие преди заминаването му на почивка” width=”722″ height=”361″ /></p>
<p>Преди да тръгнете за дълги седмици и за да се предвиди недоразумения и възможни спешни случаи, силно се препоръчва да активирате автоматичния телефонен секретар (или мениджър на отсъствие) на вашата пощенска кутия. Истинска марка на професионализъм, тази формалност не трябва да се пренебрегва.</p>
<p>Но как да го направя ? Каква е процедурата за програмиране на имейл от отсъствие ? Обясняваме как да направим тази стъпка в Gmail, Outlook и Windows 10.</p>
<h2>Подгответе ясно съобщение</h2>
<p>Посланието за отсъствие трябва да е сбито и лимпидно. Целта е ясна: предотвратяване на отсъствието ви и посочете датата на връщането си. Ако сте твърде дълго, съобщението губи своята ефективност и следователно няма интерес. В някои случаи е възможно също да предложите данни за контакт на колега, който да се свърже при спешни случаи. Предпочитайте обаче имейла на телефонния номер: съответното лице ще бъде по -малко нарушено. Разбира се, трябва да се избягват правописни грешки.</p>
<h2>Пример за съобщения</h2>
<h2>Двуезична версия</h2>
<p>Ако работите в международен план, имате всеки интерес да предлагате преведена версия на вашето съобщение.</p>
<p><em>Merci Pour Poutre имейл.</em> </p>
<p><em>Аз съм извън офиса от [дата] до [дата] и няма да имам достъп до моите имейли.</em> </p>
<p><em>Ще се свържа с вас веднага щом мога.</em> </p>
<p><em>В случай на спешност, моля, свържете се с [xxxx] по имейл [[email protected]].</em> </p>
<h2>Личното докосване</h2>
<p>Да бъдеш ясен и кратък не означава да бъдеш такъв и конвенционален. В зависимост от вашия сектор на активност и вашата функция и особено ако се справите с клиентите, можете да играете на картата на креативността и лекотата, като плъзнете кимване към вашите продукти: ” <em>В мое отсъствие не се колебайте да разгледате нашите сайтове Hellowork, Helloworklace и BDM. След това можем да обменяме, когато се върна.</em> &raquo;&raquo;</p>
<h2>Клопки</h2>
<p>Не оставяйте телефонния си номер в никакъв случай. Дори и да не сте последовател на прекъсване на ваканцията и да се консултирате от време на време професионалните си имейли, вашите кореспонденти трябва да разберат, че те не трябва да чакат връщане от вашите празници.</p>
<h2>Как да активирам съобщението ?</h2>
<h3>Автоматичен имейл на Gmail</h3>
<p>За да активирате функцията за автоматичен отговор, щракнете върху нарязаното колело в горната десница и изберете <em>Вижте всички p</em><em>араметри</em>. В раздела Общи, горе вляво, отидете директно към секцията <em>автоматичен отговор</em> (Последният раздел на раздела).</p>
<p> <img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2016/07/mail-automatique-722×303.png” alt=”Автоматичен имейл на Gmail” width=”722″ height=”303″ /></p>
<p>Изберете опцията <em>Активиран автоматичен отговор</em> И посочете началната дата на активиране на съобщението. Чрез проверка <em>Последен ден</em>, Автоматичният отговор автоматично ще деактивира на избраната дата. Въведете липсата на отсъствие в полето, предвидено за тази цел. Обърнете внимание, че Gmail предлага много опции за оформяне на вашия текст.</p>
<p>Ако искате да предупредите само кореспондентите, които се появяват в вашата адресна книга Gmail, поставете отметка в квадратчето <em>Изпратете отговор само на хората в моите контакти</em>. След това валидирайте чрез проверка <em>Запазете промените в долната част на страницата</em>. Ако не сте проверили кутията <em>Последен ден</em>, За да деактивирате автоматичния телефонен секретар, просто се върнете в раздела и изберете опцията <em>Автоматичен отговор деактивиран</em>.</p>
<h3>Автоматичен имейл на Outlook</h3>
<p>На първо място, проверете дали имате акаунт за обмен. За да направите това, просто отворете Outlook и проверете дали съобщението <em>&bdquo;Свързан с Microsoft Exchange&ldquo;</em> Появява се на вашия държавен бар.</p>
<p>За да активирате функцията за автоматичен отговор, щракнете върху раздела <em>Файл</em>, След това щракнете върху <em>Автоматични отговори</em>. Ще се отвори диалогов прозорец и просто трябва да проверите <em>Изпратете автоматични отговори.</em> Опциите <em>Начален час</em> И <em>Крайно време</em> Позволява ви да се срещате с вашето автоматично съобщение за<em>Изпратете само през това време</em>.</p>
<p> <img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2016/07/mail-automatique-outlook-722×381.png” alt=”Автоматичен имейл на Outlook” width=”722″ height=”381″ /></p>
<p>След това въведете съобщението си в раздела <em>В рамките на моята организация</em>, Или <em>Освен моята организация</em> В зависимост от контактите, които искате да изпратите автоматичния си отговор. Валидирайте, като щракнете върху OK.</p>
<h3>Автоматичен имейл на Windows 10</h3>
<p>В <em>Поща</em>, Щракнете в долната наляво върху иконата на нарязаното колело. В раздела <em>Настройки</em> което е вдясно, щракнете върху <em>Автоматични отговори</em>. Ако в приложението са конфигурирани няколко акаунта, изберете акаунта, който ви интересува в списъка с отпадане. След това предайте курсора на позицията <em>хора с увреждания</em> има <em>Активиран</em>. Въведете липсата на отсъствие в полето, предвидено за тази цел.</p>
<p> <img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2016/07/Windows-10.jpg” alt=”Windows-10″ width=”312″ height=”334″ /></p>
<p>Като проверите опцията <em>Изпратете отговори само на моите контакти</em>, Избягвате да изпращате автоматичното съобщение до списъците с дифузия. Когато се върнете от ваканция, за деактивиране на вашия имейл за отсъствие, не забравяйте да повторите същите манипулации.</p>
<p>Фото кредити: Сутерен студио/Сток.Adobe.com</p>
<ul>
<li>Споделете статията за</li>
</ul>
<p>Всичко за заетостта във Франция: Съвети, професионален живот, компании, които набират, като кликнете върху I Абониране, вие приемате CGU, както и нашата Политика за поверителност, описваща целта на вашата лична обработка на данни.</p>
<h2>Още новини за Pro Life</h2>
<p><ul>
<li><img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2023/09/conge-maternite-quand-demande-722×361.jpeg?v=1695377325″ alt=”Отпуск по майчинство: Как да изчислите началната дата и кога да предотвратите работодателя си?” />Life Pro Mathernity Left: Как да изчислите началната дата и кога да предотвратите работодателя си ?</li>
<li><img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2023/09/arret-maladie-licenciement-722×361.jpeg?v=1695387001″ alt=”Мога ли да бъда уволнен, ако съм твърде често в отпуск по болест?” />Професионален живот мога ли да бъда уволнен, ако съм твърде често в отпуск по болест ?</li>
<li><img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2023/09/actu-cpf-722×381.jpg?v=1695395986″ alt=”CPF: Служителите няма да носят отговорност да плащат през 2024 г” />Pro CPF Life: Служителите няма да носят отговорност да плащат през 2024 г</li>
<li><img src=”https://f.hellowork.com/edito/sites/3/2023/09/bilan-competences-emploi-722×361.jpeg?v=1695396852″ alt=”5 добри причини да вземете оценка на уменията (дори без конвертиране)” />Pro Life 5 добри причини да направите оценка на уменията (дори без конвертиране)</li>
</ul></p>
<h3>Всички оферти за работа</h3>
<ul>
<li>Оферти за работа по бизнес</li>
<li>Оферти за работа на град</li>
<li>Оферти за работа на компания</li>
<li>Оферти за работа по ключови думи</li>
</ul>
<ul>
<li>Кои сме ние ?</li>
<li>Ние набираме</li>
<li>Достъп до клиента</li>
</ul>
<h2>13 модела и примери за отсъствие на имейл съобщения</h2>
<p><img src=”https://a.storyblok.com/f/228452/2600×1734/1f37312e66/out-of-office-templates_1300x867.jpg/m/1304×0/filters:quality(80):format(webp)” alt=”Извън офис шаблони” width=”652″ height=”1734″ /></p>
<p>Според LifeWire 62,86 % от професионалистите предпочитат да използват имейли, за да комуникират за професионални цели. Ако добавим към това факта, че изпълнителната власт изпраща средно 40 професионални имейла на ден, ясно изглежда, че имейлът остава основният метод за комуникация, използван във всички видове компании.</p>
<p>Обаче не винаги е възможно служителите да реагират бързо на всички имейли, които получават. Те отиват на почивка, могат да се разболеят или да имат други ангажименти, които им пречат да отговорят на имейлите си. Ако не сте в състояние да отговорите на имейли, важно е да създадете &bdquo;съобщение за отсъствие от офиса&ldquo; (OOO, извън офиса).</p>
<h2>Какво е послание за отсъствие ?</h2>
<p>Съобщение за отсъствие е автоматизиран отговор, който казва на подателя, че не сте на работната си станция. Това означава, че няма да четете или отговаряте на имейли толкова бързо, колкото обикновено. Използва се за информиране на подателя за следните важни факти:</p>
<h3>1. Моделът, за който не сте на разположение</h3>
<p>Най -често срещаните модели са:</p>
<ul>
<li>Годишен/ваканционен отпуск</li>
</ul><ul>
<li>Болест</li>
</ul><ul>
<li>Out -of -site training</li>
</ul><ul>
<li>Професионални събития (P. Напр. Салони или конференции)</li>
</ul><ul>
<li>Работите от друго място</li>
</ul>
<h3>2. Когато подателят може да се надява на отговор</h3>
<p>Предоставянето на реалистичен период на реакция е от съществено значение за установяване на очакванията на подателя. Ако не се консултирате с имейлите си в продължение на две седмици, важно е да го посочите. От друга страна, ако се консултирате с имейлите си точно, кажете на подателя, че отговорът ви ще отнеме повече време от обикновено.</p>
<h3>3. Продължителността на вашето отсъствие и датата на връщане</h3>
<p>Като правило това е конкретна дата. Това обаче не винаги е възможно, особено ако сте в отпуск по болест. Ако е възможно, посочете началната дата на вашето отсъствие.</p>
<h3>4. Че</h3>
<p>Случва се, че искането за информация по имейл е спешно, поради което винаги трябва да посочвате данните за контакт на колега, които вероятно ще помогнат по време на вашето отсъствие. Уверете се обаче, че вашият колега е информиран предварително.</p>
<h3>Допълнителни точки за запомняне</h3>
<p>Посланието за отсъствие трябва да е професионално, но сърдечно. Той може също да посочи дали имейлът ще бъде прехвърлен или консултиран от други колеги. Също така е разумно да препрочетете текста на вашето послание, тъй като грешките на писане са подобни на липсата на професионализъм.</p>
<p>От друга страна, за да бъдем наистина ефективни, автоматизираният отговор на електронната поща винаги трябва да използва професионален език . Важно е да запомните, че всички, които ви изпращат имейл, ще го видят. Шеги, движещи се неподходящи или странни коментари не трябва да бъдат.</p>
<p>Също така препоръчваме да включите корпоративен подпис по имейл във вашето съобщение за отсъствие. Това ще ви позволи да представите марката си, да посочите данните си за контакт, да ви даде по -професионален външен вид и в крайна сметка да подчертаете маркетинговото съдържание.</p>
<h2>Модели на съобщения за отсъствие</h2>
<p>Моделите по -долу могат да се използват за различни обстоятелства. Просто ги адаптирайте към вашите специфични нужди.</p>
<h3>Модели на съобщения за отсъствие за ваканция/празници</h3>
<p>Това е най -често срещаният пример за Службата за отсъствие от офиса и това често е последното нещо, което правим, преди да отидем на почивка. Не е необходимо да се включва подробности като къде отивате и ако отидете в чужбина. Най -важният момент е, че няма да отговаряте на имейли през този период:</p>
<p>Благодаря ви за вашето съобщение.</p>
<p>В момента отсъствам за отпуск. Ще се върна на [датата] и няма да имам достъп до имейлите си по време на моето отсъствие.</p>
<p>Ако вашето съобщение е спешно, моля, свържете се с [име за контакт] на следния адрес или телефонен номер: [имейл адрес/телефонен номер], който ще може да ви помогне. В противен случай ще ви отговоря възможно най -скоро, щом се върна.</p>
<p>В момента съм на почивка и нямам достъп до имейлите си. Ще се върна в офиса на [дата].</p>
<p>По мое отсъствие, моля, свържете се с [Име] на следния адрес: [имейл адрес], ако вашият имейл изисква да се третира незабавно.</p>
<h3>Модел на съобщения за отпуск по болест</h3>
<p>Не е необходимо да се дава твърде много подробности на подателя, но е важно да се уточни, че няма да сте достъпни. Ако това е дългосрочно заболяване, може да не успеете да посочите дата на връщане.</p>
<p>В този случай не забравяйте да предоставите точните данни за контакт на човека, който поема във ваше отсъствие:</p>
<p>В момента съм в отпуск по болест и няма да мога да отговарям на имейли.</p>
<p>Връщането ми в офиса е насрочено за [прогнозна дата].</p>
<p>Моля, свържете се с [Име] на следния адрес и телефонен номер [имейл адрес и телефонен номер], които ще се радват да ви помогнат в мое отсъствие.</p>
<h3>Модели за късен отговор</h3>
<p>Ако не можете лесно да отговорите на имейли, когато работите, ясно го посочете при липсата на отсъствие. Това ще помогне да се определи очакванията на подателя по отношение на отговора:</p>
<p>Благодаря ви за вашето съобщение.</p>
<p>В момента отсъствам поради [разум]. Ще се върна в офиса на [дата]. От време на време ще се консултирам с имейлите си, но вероятно няма да мога да ви отговоря веднага.</p>
<p>Ако вашето съобщение е спешно, моля, свържете се с моя/моя [колеж/мениджър], [име за контакт] на следния адрес или телефонен номер: [имейл адрес/телефонен номер], който ще бъде в мярка, за да ви помогне. В противен случай ще отговоря на вашия имейл, когато се върна.</p>
<p>Благодаря ви за вашия имейл.</p>
<p>В момента участвам в [събитие] панаир [място], от [дата] до [дата]. Ще имам ограничен достъп до имейлите си, което означава, че няма да мога да ви отговоря известно време.</p>
<p>Ако трябва да се свържете спешно, моля, обадете ми се на следния телефонен номер: [Телефонен номер].</p>
<p>Благодаря ви за вашия имейл.</p>
<p>В момента съм в движение, за да участвам в/в [името на събитието] на [Place]. Ще отговоря на имейлите веднага щом имам възможност, но вероятно отговорът ми ще отнеме малко време.</p>
<p>Ако отидете на/към [името на събитието], не се колебайте да спрете на нашия щанд n ° [номер на стойка] и можем да го обсъдим директно.</p>
<h3>Модел на отсъствие за празници</h3>
<p>Ако вашият бизнес е затворен поради официален празник, повечето от вашите колеги или дори всички няма да работят. Следователно, съобщение за отсъствие от офиса трябва да посочва на подателя, че те не трябва да очакват отговор преди повторното отваряне на вашия бизнес.</p>
<p>Препоръчваме ви да не настоявате твърде много за официалния празник в отговора ви, защото не всички спедитори го празнуват, като желаят весела Коледа или Джойеуси Великден:</p>
<p>Благодаря ви за вашия имейл.</p>
<p>Нашите офиси в момента са затворени поради [празници]. Ще се върнем на [дата].</p>
<p>Ще ви отговоря възможно най -скоро, щом се върна.</p>
<h3>Вътрешен модел на отговор в случай на отсъствие</h3>
<p>Вътрешният отговор може да използва малко по -неформален език, но не трябва да бъде прекалено спокоен. Не забравяйте, че всички служители, включително членовете на ръководството, ще могат да видят този автоматичен отговор, ако ви изпратят имейл:</p>
<p>В момента съм в [празници/празници/годишен отпуск], но ще се върна на [дата].</p>
<p>Ако имате нужда от помощ, моля, изпратете имейлите си директно на [име], което се грижи за моя/my/my [workload/reception box/проекти] по време на моето отсъствие.</p>
<p>При спешни случаи можете да ми изпратите съобщение до следния телефонен номер: [Телефон].</p>
<h3>Модел на съобщения за отсъствие в случай на отпуск по майчинство</h3>
<p>Вземането на отпуск по майчинство и всеки родителски отпуск често включва по -дълго отсъствие от обичайния годишен отпуск. Съобщенията, които използвате в този автоматичен отговор обаче, ще бъдат сходни:</p>
<p>Благодаря ви за вашия имейл. Отсъствам от офиса за отпуск [майчинство/бащинство/родител] от [дата]. Връщането ми в офиса е насрочено за [дата].</p>
<p>Няма да се консултирам с имейлите си през този период.</p>
<p>По мое отсъствие, моля свържете се с [име] на следния адрес или телефонен номер: [имейл адрес/телефонен номер], който ще може да ви помогне.</p>
<h3>Модели на съобщения за отсъствие за генериране на перспективи и промоция на съдържанието</h3>
<p>Подобно на подписите по имейл, съобщенията за отсъствие могат да се използват за генериране на перспективи и популяризиране на ново съдържание. Можете лесно да добавите изречение или две с повикване за конкретни действия, например връзка към безплатна пробна версия, покана за регистрация за демонстрация или промоция на нова електронна книга или бяла книга ::</p>
<p>Ще участвам в/в [събитието] от [дата] до [дата]. Следователно няма да мога да ви отговоря веднага.</p>
<p>Ако вашето съобщение е спешно, моля, свържете се с нашия екип [отдел/услуга] на следния адрес: [имейл адрес], който ще може да ви помогне.</p>
<p>Ако искате да опитате нашия нов/нов [продукт], отидете на нашия уебсайт и се регистрирайте за безплатна пробна версия [връзка към URL адреса на безплатната пробна версия].</p>
<p>Благодаря ви за вашето съобщение.</p>
<p>В момента отсъствам за отпуск. Ще се върна на [датата] и няма да имам достъп до имейлите си по време на моето отсъствие.</p>
<p>Ако вашето съобщение е спешно, моля, свържете се с [име за контакт] на следния адрес или телефонен номер: [имейл адрес/телефонен номер], който ще се радва да ви помогне. Ще отговоря на всичките си други имейли, когато се върна.</p>
<p>Вие обаче се консултирахте с нашата бяла книга ? Той предлага много полезна информация за [посочете темата (ите) на бялата хартия]. Можете да получите достъп до него тук: [Връзка към URL адреса на бялата хартия].</p>
<h2>Как да конфигурирате автоматичен отговор в Outlook и Gmail?</h2>
<h3>Перспективи</h3>
<p>1. Изберете <b>Файл</b> > <b>Автоматични отговори (отсъствие, извън офиса)</b> .</p>
<p>2. Кликнете върху <b>Изпратете автоматични отговори.</b> </p>
<p>2. Кликнете върху автоматични отговори.</p>
<p>3. Изберете плажа на датите, по време на който искате вашето съобщение за отсъствие да бъде изпратено и посочете дали искате да изпратите различни версии за вашите вътрешни колеги и хора извън вашия бизнес.</p>
<p>4. Кликнете върху <b>Добре</b> За да запазите настройките.</p>
<h3>Gmail</h3>
<p>1. Изберете <b>Настройки</b> > <b>Вижте всички параметри.</b> </p>
<p>2. В раздела Общи, превъртете до <b>автоматичен отговор.</b> </p>
<p>3. Изберете <b>Активиран автоматичен отговор.</b> </p>
<p>4. След като вашето съобщение е написано, можете да решите датите, на които искате да го излъчите, и хората, които искате да го изпратите.</p>
<p>5. Кликнете върху <b>Запазите промените.</b> </p>